2020 yılında başlayan pandemiyle birlikte çalışanların evden çalışmak zorunda kalması nedeniyle belki de en zorlu süreçlerden birini şirketlerin insan kaynakları departmanları yaşadı.

Çalışanların evden çalışması nedeniyle iletişim kanalları, işe alım süreçleri, kendini geliştirmek isteyen personel için yeni eğitim programları gibi birçok konuda yaşanan sorunlar hem şirketlerin hem de teknoloji firmalarının bu sorunlarla kapsamlı şekilde ilgilenilmesi gerektiği görüşünü benimsemesine sebep oldu.

Bilgi teknolojileri konusunda önemli bir otorite olarak kabul edilen Gartner yayımladığı 2021 raporunda konuyla ilgili, “Salgın büyük iş trendlerini sıfırlarken İK liderlerinin işgücü ve çalışan planlama, yönetim, performans ve deneyim stratejilerini yeniden düşünmesi gerekiyor” ifadelerini kullandı. Dolayısıyla “çalışan deneyimi” (EX) olarak adlandırılan kavram daha da önem kazanmaya başladı.

Çalışanların kayda değer bir kısmının hala uzakta ya da hibrit çalıştığı bir ortamda EX hedeflerine ulaşmada en önemli faktör olarak teknoloji öne çıkıyor. Peki çalışan deneyimini iyileştirecek teknoloji trendler neler?

1 Yapay Zeka

İK departmanları; tükenmişlik belirtileri arayarak çalışanların refahını değerlendirmeye yardımcı olabileceğini, potansiyel iş adalarını tarama gibi zaman alıcı ve daha az teşvik edicis görevler için harcanan çabayı azaltabileceği düşüncesiyle yapay zeka destekli karar verme teknolojileri kullanmaya başladı.

Bu teknolojiler aracılığıyla iş gücü arasında ve iş yerinde değişimi ve üretkenliğin hızlanması ve otomasyon yoluyla kaybedilenden daha fazla iş oluşturması bekleniyor.

İş dünyası ve İK liderleri arasında yapılan bir araştırmaya göre yapay zeka teknolojileri tutarlılık ve kalitenin iyileştirilmesine yüzde 58, üretkenliğin artırılmasına yüzde 26 ve görüşlerin iyileştirilmesine yüzde 16 katkı sağlıyor.

2 Self servis kaynaklar

Kurumlar çok sayıda çalışanın sorunlarıyla ilgilenmenin neden olduğu gecikmelerin çalışanlarda yarattığı memnuniyetsizlikleri gidermek adına self servis kaynakları artan oranda kullanmaya başladılar.

Çalışanların kişisel bilgilerini güncelleme, giderlerin geri ödenmesi için başvuruda bulunmak ve fayda sağlayabilecek gerekli bilgilere ulaşımı kolaylaştıran self servis kaynakların çalışanların sorunlarını çözmekte daha hızlı sonuç almanın yanında İK’nın zaman ve kaynaklardan tasarruf sağlayarak daha zorlu sorunlara odaklanmasına olanak sağlayabileceği değerlendiriliyor.

Self servis yazılımının avantajları arasında; verimlilik ve üretkenlik, daha iyi daha hızlı iletişim, güvenlik ve veri koruması, görünürlük ve denetim, daha fazla memnuniyet ve işleri kolayca halletme gösteriliyor.

3 Çalışan işe alımı

Uzaktan çalışma ile buluta geçiş hızlanırken bu dönemde kurumların yeni çalışanlarla etkileşimi de değişti. Tek başına çalışmanın yeni işe alınanlara soru sormak için fazla fırsat tanımaması ve kurum kültürünü diğerlerinden farklı şekilde deneyimlemesi nedeniyle kendine yeterli olmak için bulutta işe alım programlarına sahip olmak ciddi bir avantaj olabilir.

Click Boarding’in raporuna göre iyi yapılandırılmış bir işe alma programına sahip olan yeni işe alımların üç yıl boyunca bir kurumda kalma olasılığı yüzde 69 daha fazla oldu.

4 Buluta geçiş

Son dönemde ilgi gören ve kullanılmaya başlayan teknolojilerden biri de buluta geçiş oldu. Coğrafi olarak dağınık iş güçlerine ya da uzaktan çalışanlara sahip kurumlar çalışanlarla süreçlerini daha iyi ve verimli bir şekilde yönetmke için mevcut İK teknolojilerini buluta taşımaya başladılar.

Buluta geçiş, ekiplere üyelerinin bulunduğu her yerde İK araçlarına ve ihtiyaç duydukları bilgilere daha kolay erişim sağlayacağı, İK’nın yazılım ve bilgileri merkezi konumdayken güncel tutması daha hızlı ve verimli olacağı değerlendiriliyor.

PwC 2022 İK Teknoloji Anketi’ne göre Bulut İK kurulumu yapan firmalardan yüzde 91’i daha fazla çalışanın kullanımı, yüzde 89’u daha fazla İK kontrolü, yüzde 88’i iyileştirilmiş veri güvenliği, yüzde 87’si daha fazla yönetici kullanımı, yüzde 86’sı artırılan üretkenlik, yüzde 84’ü artan çalışan bağlılığı, yüzde 82’si maddi tasarruf elde ettiklerini belirttiler.

5 Araç konsolidasyonu

Kurumların dörtte birinin, EX hedeflerini karşılamak için altı veya daha fazla farklı araç kullandığı belirtilirken çalışanların yarısı çok fazla sayıda farklı araç, uygulama ve kaynak olduğunu vurguluyor. Çalışanlar mevcut kaynakların sayısından ve eğitim eksikliğinden şikayet ederken işverenler de tek bir EX platformunu tercih edeceklerini söylüyor.

Forrester ve Microsoft’un birlikte yaptıkları araştırmaya göre işverenlerin yüzde 71’i ve çalışanların yüzde 84’ü tek bir EX platformunu tercihe edeceklerini söylüyor.

Aynı rapora göre entegre EX teknolojisinin tüm çalışan yaşam döngüsü boyunca işverenler yetenek pazarını desteklemede yüzde 54, işe alım konusunda yüzde 64, çalışan gelişimi ve öğrenmede yüzde 59, becerileri artırmada yüzde 49 ve zihinsel sağlık konusunda yüzde 40 oranında değerli olduğunu düşünüyor.

Bununla birlikte 2022 başında ABD’deki büyük kurumların yüzde 48’inin resmi EX programlarına sahip olduğu ve bunun yıl sonunda yüzde 65’e yükselmesi beklenmektedir.

Bu konuda öncü kurumlardan olan Microsoft, Viva platformuyla Microsoft 365 ve Microsoft Teams gibi araçlar aracılığıyla tek ve kapsamlı bir EX platformu deneyimi sunuyor.

Viva Bağlantılar

Viva Bağlantılar modülüyle kurumdaki herkesi kendilerini ilgilendiren ve iş akışında tutan kişiselleştirilmiş haberler, görevler ve sohbetler içeren kurum markalı bir uygulama aracılığıyla birbirine bağlarken, işe alım, sürekli iletişim ve öğrenim ve araç konsolidasyonu ile ilgili trendleri ele almaya yardımcı olmasıyla öne çıkıyor.

Viva Analizler

Viva Analizler ise yapay zekayı insanlara ve kurumlara üretkenliği ve refahı iyileştirmek için veri odaklı, gizlilik korumalı içgörüler ve önerilerde korumak için kullanır.

Viva Konular

Viva Konular kurumun genelindeki içeriği ve uzmanlığı otomatik olarak düzenleyerek yeni veya deneyimli çalışanların tek bir yerden bilgi bulmasını ve self servis esnekliğiyle çalışamaya başlamasına olanak tanır.

Viva Öğrenme

İçerik toplayarak çalışanların eğitim kursu almak isteyebileceği zamanlar konusundan önerilerde bulunan Viva Öğrenme gereken noktalarda resmi ve gayri resmi eğitim ve öğretim sağlayabilir.